‘Cómo simplificar el seguimiento financiero de un club de golf’, por Rafael García Buitrago

En este artículo se aborda una cuestión esencial para cualquier gestor y accionista de un club de golf: el seguimiento financiero, que es el mejor reflejo de cómo evoluciona la actividad del club, y las novedades técnicas que hay disponibles en el mercado para hacerlo de forma rápida y sencilla.

Por la dinámica de la actividad de los campos de golf, muchos gestores se centren en evaluar la evolución del negocio mediante el seguimiento diario de la actividad, analizando el número de salidas, los alquileres, las ventas de tienda, etc.

Aunque este ejercicio es saludable, la fotografía de un día no es significativa a la hora de valorar cómo está evolucionando el club. Ni siquiera comparándola con el mismo día del ejercicio anterior. Todos sabemos que las circunstancias que pueden influir en la ocupación del campo son diversas, y en muchas ocasiones aleatorias, por lo que comparar, por ejemplo, las cifras del último sábado del mes de febrero con las del mismo sábado del año anterior, no aporta gran cosa.

Para adquirir una visión completa de la evolución del club es aconsejable hacer comparación entre periodos más largos, por ejemplo, semanas, meses, o incluso trimestres.

La comparación semanal tampoco es muy ilustrativa. La operativa de reservas de golf hace difícil que en la semana siguiente se pueda recuperar lo que no se consiguió la semana anterior, ya que normalmente estas se hacen con mayor antelación, especialmente las de touroperadores. Por otra parte, los calendarios festivos difieren de un año a otro, por lo que en ocasiones las semanas no son comparables. En definitiva, el tiempo que se dedique a realizar un seguimiento semanal es poco productivo.

Resulta mucho más efectivo realizar un seguimiento mensual, basado en la contabilidad del club, frente a un seguimiento diario o semanal basado en los datos obtenidos de los programas de gestión. Al fin y al cabo, la contabilidad es la herramienta que mejor describe la situación real del club, y los clubs de golf, como empresas que son, deben reflejar en su contabilidad toda la actividad que realizan.
 

 
Los clubs de golf deben hacer un cierre mensual de su contabilidad, una vez que han recibido las facturas de los proveedores y computados los gastos, y que han conciliado los bancos. Este cierre mensual ofrece, al gestor y a los accionistas, información suficiente para evaluar la marcha del club, por lo que es considerado el periodo de tiempo idóneo para hacer comparaciones, y el que con más frecuencia se utiliza para elaborar los presupuestos. Aunque esta cadencia también está sometida a posibles diferencias de calendario (Semana Santa, diferencias sensibles en las compras de un mes a otro, etc.), estas diferencias se matizan fácilmente extendiendo el periodo comparado a trimestral.

Entra en escena, por tanto, la necesidad de analizar la contabilidad para saber en qué situación se encuentra el club. Esta labor no sólo exige tener conocimiento del funcionamiento de la contabilidad, sino también dedicar tiempo a recopilar, ordenar y presentar la información. Es, en sí misma, una labor poco productiva, porque lo que realmente interesa es el resultado de este trabajo, es decir, disponer de toda la información necesaria debidamente ordenada y presentada para poder analizarla, y no tener que dedicar tiempo a prepararla.

El seguimiento mensual, realizado mediante un análisis exhaustivo de todas las partidas contables que reflejan la actividad del club, resulta fundamental para cualquier gestor de un club de golf. El gestor que se preocupe de hacer todos los meses este análisis va a tener mayores probabilidades de éxito que aquel que no lo realiza, o que lo hace de forma superficial. El gestor que analiza mensualmente su negocio va a adquirir un conocimiento mucho más profundo de él, que quien no lo hace. Y el gestor que maneja información fidedigna en sus análisis, tiene muchas más garantías de tomar decisiones acertadas que el que no la maneja. En definitiva, el análisis mensual de la actividad del club mejora el trabajo del gestor, y posibilita que los accionistas estén correctamente informados.

No siempre los gestores disponen de amplios conocimientos de contabilidad. Mucho menos aún, del tiempo y los recursos que exige la preparación de la información del cierre mensual. Esto conduce, en numerosas ocasiones, a que ese análisis del cierre mensual se realice de manera laxa, o incluso que no se llegue a realizar.

Sin embargo, actualmente no es imprescindible contar con conocimientos de contabilidad, ni dedicar tiempo a preparar la información mensual, gracias a la existencia de herramientas de análisis contable y producción de cuadros de mando, como value4golf analytics®. Esta herramienta es fruto de nuestra experiencia como gestores de campos, que nos ha permitido conocer de primera mano la problemática que representa la elaboración de informes de seguimiento y su análisis, lo que nos impulsó a diseñarla y lanzarla al mercado. Gracias a value4golf analytics®, los gestores pueden disponer de la información de su club, tan solo unos instantes después de que el departamento financiero haga el cierre mensual de la contabilidad.

Un cuadro de mando completo basado en la contabilidad, que desglose al máximo detalle la información de la Cuenta de Resultados, Balance, y Estado de flujos de Tesorería, y que ofrezca datos históricos con la posibilidad de filtrar por periodos determinados, es una herramienta muy potente que facilita mucho la labor de análisis del gestor, la información para los accionistas, y la toma de decisiones acertadas sobre la gestión. Su reducido coste se compensa con creces no sólo por el importante ahorro de tiempo que los gestores dedican a preparar sus informes, sino también, y más importante, por facilitar la toma de decisiones orientadas a aumentar la eficiencia, que fácilmente se pueden traducir en mejoras superiores al 2 % en el margen.
 

Rafael García Buitrago es CEO de Value4Golf.