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‘Digitalización de documentos contables del campo de golf: conservación de facturas mediante fotografía’, por Iñigo Martín Cubillo (Alleytax)

Recientemente se ha consultado a la Agencia Tributaria sobre la posibilidad de conservar las facturas mediante una fotografía que muestra su contenido íntegro. Dicha fotografía se envía por correo electrónico a una cuenta de correo corporativa específicamente creada para la recepción de facturas y alojadas en un servidor cloud de reconocido prestigio. Posteriormente se destruye el documento físico, conservando la empresa consultante exclusivamente el formato digital de la fotografía.

La Agencia tributaria ha contestado que la conservación de las facturas debe efectuarse de forma que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a los documentos por parte de la Administración tributaria sin demora.

Cuando el medio elegido para la conservación de las facturas sea el electrónico, deberán tenerse en cuenta los requisitos adicionales contenidos en los artículos 21 y 23 del Reglamento de Facturación entre los que no se incluye la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitalización para su conservación por medios electrónicos.
 

 
Los softwares de digitalización homologados serán aquellos referidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, que se encuentra en vigor en todo lo que no contradiga al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Sin embargo, nada impide que la digitalización se efectúe a través de otros medios siempre y cuando se sigan reuniendo los requisitos de garantía señalados.

Sobre este asunto, la Dirección General de Tributos, en su contestación a consulta número V0002-21, de 4 de enero de 2021, ha dicho expresamente que los software de digitalización homologados serán aquellos referidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, que se encuentra en vigor en todo lo que no contradiga al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Se entenderán como «formatos estándares de uso común» y serán admitidos como tales, aquellos que estén publicados en la página web de la Agencia Tributaria similares a ISO 19005 (PDF/A), PNG, o JPEG2000. La técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información. Para garantizar la independencia de la plataforma tecnológica y evitar su obsolescencia, los formatos utilizados deben ser autodocumentados y autosuficientes en contenido para asegurar el acceso a las imágenes.

Una vez más entramos aquí en materia de “consultoría informática” que es necesario revisar y actualizar si queremos convertirnos en empresas con funcionamiento digital y cumplir con las obligaciones fiscales en materia de facturación.

Con el objetivo de conseguir una completa gestión digitalizada, en Alleytax gestionamos de forma completa la contabilidad de empresas relacionadas con el sector del golf en España.