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‘Obligaciones formales de facturación: gestión digital. Especial para campos de golf’, por Íñigo Martín Cubillo (Alleytax)

Las obligaciones formales en materia de IVA para las empresas que gestionan el campo de golf son complejas y su cumplimiento puede traer como consecuencia la pérdida de la deducción del IVA soportado en las facturas recibidas de nuestros proveedores. La Administración Tributaria deniega el derecho a la deducción o devolución del IVA cuando detecta irregularizades cometidas en facturas y en determinadas ocasiones inicia expedientes sancionadores por el incumplimiento de obligaciones formales relacionadas con la facturación. Cada día se hace más importante cumplir con las formalidades administrativas en la gestión de empresas.

En Alleytax nos ocupamos de la gestión externa del departamento contable, fiscal y laboral del campo de golf de forma digital 100 % puesto que en un futuro no muy lejano la Administración Tributaria obligará a todas las empresas a la gestión administrativa digitalizada para obtener un suministro inmediato y casi diario de la información de facturación de la empresa… pero no anticipemos el final de la vuelta y vayamos primero al campo de prácticas para ver cuáles son estas obligaciones formales para gestionar de forma ordenada la administración del campo de golf.

Por lo que se refiere a las obligaciones de facturación y contables, las empresas en general deben expedir y entregar factura en sus ventas así como conservar copia. Deben llevar la contabilidad y los libros de IVA de forma ordenada. Actualmente cualquier comprobación por parte de la Administración Tributaria requiere la presentación inmediata de todas las facturas emitidas y recibidas de forma telemática, preferiblemente en formato PDF, lo cual requiere de un proceso de digitalización y gestión telemática cada vez más relevante.

En materia de facturación, la empresa que gestiona el campo de golf está obligada a expedir y conservar factura por los servicios y bienes que vende. Por lo que se refiere al contenido de la factura, se diferencia entre factura normal y simplificada. Esta última, más usual en la administración del campo de golf, se utiliza cuando el importe de la factura sea inferior a cuatrocientos euros (400 €) IVA incluido, o por las ventas de importe inferior a tres mil euros (3.000 €) realizadas a particulares en la tienda, los servicios de hostelería y restauración en cafetería, o la utilización de las diferentes instalaciones deportivas.
 

 
La factura simplificada ha detener el siguiente contenido mínimo:

  • Número y serie, de forma correlativa.
  • Fecha de expedición.
  • Fecha en que se hayan efectuado las operaciones si es distinta a la de expedición de factura.
  • Identificación de los servicios prestados o artículos entregados.
  • Tipo de IVA aplicado u opcional “IVA incluido”.
  • La contraprestación total.

 
La factura normal se utiliza con carácter general y de manera obligatoria cuando el destinatario sea un empresario que la requiera para deducirse el correspondiente IVA soportado. No es requisito indispensable la firma del expedidor y su contenido mínimo es el siguiente:

  • Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa dentro de cada serie y pueden establecerse series diferentes por las operaciones de distinta naturaleza: greenfees individuales, touroperadores, tienda, cafetería, etc.
  • Fecha de expedición.
  • Identificación completa con domicilio y Número de identificación fiscal del obligado a expedir la factura como del destinatario de la misma.
  • Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
  • El tipo impositivo de IVA o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
  • La cuota de IVA que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
  • La fecha de la operación que se documenta o en la que, en su caso, se haya recibido el cobro anticipado, si es distinta a la de expedición de la factura.
  • Otras menciones específicas por operaciones exentas o aplicación de regímenes especiales.

 

 
El plazo para la expedición y envió de las facturas varía en función de la condición del destinatario o de la naturaleza de las operaciones. Así, cuando el destinatario sea un particular debe expedirse y entregarse la factura al realizar la operación, que suele cumplirse con la entrega del clásico tique de caja. En cambio, si el destinatario es empresario el plazo de expedición y envío de la factura con carácter general se inicia el día que se haya realizado la operación y concluye el día quince del mes siguiente.

Por otro lado, con carácter interno, la empresa que gestiona el campo de golf está obligada a llevar los Libros registro de IVA donde se recogen de manera ordenada tanto las facturas emitidas como las facturas recibidas. En el libro registro de facturas expedidas deberá consignarse el número de factura y, en su caso, serie, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario, base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria.

En el Libro registro de facturas recibidas, con carácter general, debe numerarse correlativamente todas las facturas recibidas, justificantes contables y documentos correspondientes a los bienes adquiridos y a los servicios recibidos, todo ello con independencia de que la operación este no sujeta, sujeta y no exenta o exenta de IVA. Concretamente deberá consignarse su número de recepción, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior y así conste en la factura recibida, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
 

 
Por la compra de maquinaria de mantenimiento del campo u otros bienes de inversión es necesario llevar el Libro registro de bienes de inversión, donde se registrarán los bienes de inversión debidamente individualizados, los datos precisos para identificar las facturas de cada bien, la fecha de comienzo de su utilización, la prorrata anual definitiva y la regularización anual de las deducciones. En los casos de transmisión de los bienes de inversión durante el período de regularización, se darán de baja del libro anotando la referencia al asentamiento del libro registro de facturas expedidas que recoge dicha entrega, así como la regularización de la deducción efectuada con motivo de la misma.

Por último, en cuanto a las obligaciones de presentar declaraciones de carácter informativo, el elenco de obligaciones formales se inicia con la presentación del modelo en el que se comunica el inicio de la actividad empresarial y prosigue de forma periódica con la presentación de declaraciones informativas como el modelo para informar de las operaciones de compras o ventas con importe anual superior a los tres mil seis euros (3.006 €), el modelo informativo de las compras o ventas intracomunitarias y, por supuesto, las autoliquidaciones trimestrales e informativa anual.

Como puede comprobarse, no son pocas las obligaciones formales que la Administración Tributaria exige a sus ‘clientes’ para que pasen el corte del reconocimiento de los derechos correspondientes una vez cumplidas las obligaciones formales de facturación y registro. Como apuntábamos más arriba, el futuro del suministro inmediato de información de facturación a la Agencia Tributaria está más cerca de lo que pensamos. Esta obligación de suministro inmediato a través de la Sede Electrónica de la AEAT ya se aplica para muchas empresas que de forma casi diaria están obligadas enviar de manera telemática a la Administración Tributaria una relación de facturas emitidas y recibidas con toda la información en tiempo real.

¡La época de la digitalización en la empresa se acerca más deprisa de lo que pensamos!