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‘Diez ideas para agilizar la recepción de tu club de golf’, por Rafael Vera (Golfmanager)

Desde siempre me ha interesado la tecnología y siempre trato de fijarme como otros sectores sacan provecho de ella. Sin ir más lejos, cuando entro en un McDonald y veo que hay una larga cola de espera, voy directo al auto servicio y completo allí mi pedido. Disfruto viendo cómo la tecnología eleva mi satisfacción como cliente. Me siento agradecido de pertenecer a Golfmanager, una compañía que trabaja día a día para implantar las últimas tecnologías a nuestra gestión, y no creo que tardemos mucho tiempo en ver las últimas innovaciones en nuestros campos. Aquí sugiero una serie de ideas para agilizar el trabajo en la recepción de un club de golf y elevar la satisfacción del cliente. Puede que algunas de estas ideas no apliquen a tu campo de golf pero espero aportar alguna que te sea de provecho.

Cuenta club: Igual esta idea está más encaminada a los clubs sociales pero lo he visto aplicado en todo perfil de campo. La idea es ofrecer una ‘cuenta club’ a tu jugador para que vaya comprando servicios durante el mes y luego pasarle de una única vez el cargo por el banco o tarjeta de crédito. No sólo evitarás muchas transacciones pequeñas en recepción sino también su posterior control en administración. Además, ¡puede que incluso eleves el consumo!

Digitaliza el marshall: Aún veo a marshalls que llegan a recepción para preguntar sobre las últimas novedades en el plano horario. Empiezan a escribir sobre sus notas o directamente piden que se les imprima un listado nuevo. Ahora ya tenemos softwares que no sólo te permiten consultar las salidas a tiempo real en la nube en una tableta, sino que te dejan crear nuevas reservas, modificar, cancelar y controlar el check in. Imagina el típico grupo de cuatro jugadores que se cruzan con el marshall en el hoyo 16 y preguntan “¿Nos puedes reservar a este mismo grupo para mañana?” ¡Pum! Acabas de ahorrar unos minutos preciosos en recepción y elevar la experiencia del jugador.

Conecta tu máquina de bolas: Hoy en día ya es posible conectar la máquina de bolas a tu software de gestión vía cable, WiFi o 4G. Esto no sólo te ahorra tener que ir a recoger monedas o fichas a la máquina, sino que te puede evitar robos, daños a la máquina y te dan la opción de estadísticas de uso de tu campo de prácticas. Además, puedes lanzar ofertas interesantes a tus jugadores y estos no tendrán que preocuparse de perder sus fichas ya que el saldo está guardado en el software.

Haz inventario con un lector: ¿Cuánto tiempo tarda tu equipo en realizar el inventario de la tienda? Ahora puedes reducirlo a minutos. Sólo necesitas un lector inalámbrico y empezar a escanear códigos de barra. El sistema irá registrando el stock de cada producto y te ofrecerá la opción de hacer una regularización al final del mismo. De esta manera, en tan sólo minutos tu equipo empezará a trabajar el nuevo periodo con su inventario actualizado.

Firmas digitales: Igual esta idea también está dirigida a campos sociales, pero puedes encontrarle utilidad para alguna otra cosa. En concreto hablo de poder firmar digitalmente los contratos de tus abonados o usos de los bonos de greenfees. En vez de imprimir contratos para que los firme físicamente el cliente, darle una copia en una carpeta y archivar la tuya, etc., haz que firme digitalmente y envíale una copia a su email en un sólo clic. ¡No sólo ahorrarás mucho tiempo sino que salvarás algunos árboles!

Marshall virtual: Existen softwares en el mercado como Tagmarshall o Visualgolf que son capaces de controlar el ritmo de juego de tu campo y también si un grupo se salta un hoyo. Esto es una utilidad que no aplica a la recepción del club pero sí puedes hacer que el marshall sólo deba salir al campo cuando haya una incidencia y mientras tanto puede ayudar a sus compañeros de recepción en labores que aportan más valor que dar vueltas por el campo sin necesidad.

Tarjetas tokenizadas: Hoy en día los campos de golf tienen a su disposición la misma tecnología que las grandes empresas y pueden conectar el datáfono físico a su software de gestión. Esto significa que la recepción se puede ahorrar el meter la cantidad en el TPV de manera manual y lo puede sustituir por un sólo clic, ahorrando tiempo y posibles errores. Pero lo que realmente ahorra tiempo en recepción es el no tener que usar un datáfono físico y guardar las tarjetas de crédito de los jugadores en sus perfiles. Sólo necesitas un simple “Cárgalo a la tarjeta de mi perfil” para que en un clic realices la transacción mucho más rápido que cualquier TPV físico.

Acceso on line a turoperadores: Todavía en estos tiempos veo como recepciones invierten mitad de su jornada revisando su bandeja de entrada y respondiendo los emails de sus touroperadores. Pues bien, ya tenemos la tecnología para desviar toda esta tarea a nuestra web de reservas. Controla de manera automática las antelaciones, horas disponibles, precios, créditos/prepagos, facturación, etc. sugiriendo a tus agencias que reserven vía on line. Tu recepción y tus agencias te lo agradecerán mucho.

Pago por adelantado: Los softwares tradicionales te ofrecían este servicio de prepago de las reservas on line pero las comisiones lo hacían inviable. ¡Hasta ahora! Hoy en día disponemos de softwares que no sólo no te cobran comisiones por reservas on line sino que te dejan trabajar directamente con tu banco ahorrando así intermediarios y gastos adicionales. Entonces ¿por qué no pedir el dinero por adelantado? No sólo ahorrarás transacciones en recepción sino que verás la diferencia a la hora de gestionar un ‘no show’. ¿No te atreves pasar a cobrar el 100 % por anticipado? Pues prueba a lanzar una oferta on line “no reembolsable” y verás que prefiere tu cliente.

Check in: Si ya has decidido cobrar por adelantado tus reservas on line, ahora puedes hacer que este cliente haga el check in por sí mismo. Compra una tableta con soporte y pon un cartel que diga ‘Check in aquí’. El cliente sólo tendrá que poner su localizador y listo ¡Me he ahorrado la cola! No sólo te puede ayudar a agilizar la recepción en horas punta sino que te puede permitir cerrar la recepción en horas valle y dar descanso a tu personal.
 

¿Te ha gustado alguna de estas ideas? ¿Añadirías alguna más? Espero que te haya resultado interesante y quedo a la espera de tus comentarios.
 

Rafael Vera es CEO de Golfmanager.